Взаимодействие при переходе на бухгалтерский аутсорсинг и в процессе его использования
Главная / Услуги / Схемы административного взаимодействия
Использование бухгалтерских услуг и тем более аутсорсинга функций учета и отчетности на предприятии заметно отличаются от обычного порядка использования других услуг. Как в одном так и в другом случае, имеется большое количество особенностей. И самая главная из них заключается в том, что для достижения качественного результата недостаточно правильно определить цели и задачи. Имеет важное значение ваше непосредственное участие в процессе оказания бухгалтерских услуг. Причем не только на уровне контроля, а на уровне руководства и координации процесса. Иными словами, для достижения максимальной эффективности внешнего исполнения функций бухгалтерии, вам не помешало бы уделить должное внимание организации оптимального взаимодействия между двумя компаниями и ее ключевыми сотрудниками,
участвующими в бизнес-процессах.
1. Заключение договора и переход на бухгалтерский аутсорсинг
Перед заключением договора на оказание бухгалтерских услуг или бухгалтерского аутсорсинга важно правильно определить исходную ситуацию (текущее положение дел) и верно распределить акценты. Поэтому перед тем как определить стоимость услуг и порядок перехода на внешнее бухгалтерское обеспечение, нам необходимо выполнить несколько шагов:
а) достоверно определить характер деятельности предприятия и ведения учета;
б) оценить сложность бизнес-процессов и эффективность управления ими;
в) оценить вероятные риски при использовании бухгалтерского аутсорсинга.
Действительно, можно сказать с уверенностью, что подготовительный этап имеет высокую степень важности для достижения финансовой и управленческой эффективности взаимодействия клиента и аутсорсера.
предоставление сведений
За первые три года работы компании почти никто из наших потенциальных клиентов не смог достоверно представить информацию о деятельности собственного предприятия. Одной из причин являлось неверное представление о перечне сведений, влияющих на ценообразование услуг. Поэтому мы уделяем теперь большое значение содержанию опросного листа, в
соответствии с которым запрашиваем сведения о предприятии. На данном этапе нас не интересуют название и размер выручки вашего предприятия.
изучение информации о предприятии
Мы внимательно изучаем предоставленные в соответствии с формой анкеты сведения о вашем предприятии и предварительно оцениваем объем работ, интенсивность нагрузки, предполагаемый уровень
ответственности и сложность взаимодействия. Все эти параметры будут влиять на стоимость бухгалтерских услуг, дальнейший ход выполнения работ, порядок взаимодействия и конечный результат.
определение целей и задач
Четкое формулирование целей и задач, которые вы определяете поставщику бухгалтерских услуг или аутсорсинга, является едва ли не единственно возможным критерием оценки качества и надежности услуг бухгалтерской компании. Пожалуйста разделяйте глобальные и текущие задачи исполнения бухгалтерских функций, потому что вам
придется долгое время оценивать не получаемый результат, а процесс направленный на его достижение.
заключение договора
В договоре об оказании услуг в прямую или косвенно находят отражение цели и задачи, порядок взаимодействия,
ответственность исполнителя, финансовые и управленческие инструменты, которые могут использовать обе стороны в процессе оказания или использования бухгалтерских услуг. Поэтому не смотря на существование нескольких типовых шаблонов, работа над
содержанием договора, во многом, индивидуальна.
настройка взаимодействия
С момента заключения договора об оказании услуг начинается процесс настройки взаимодействия. Это так называемый «переходный период». Продолжительность переходного периода для крупных компаний может составить до одного года, в то время как для компаний с одним-двумя сотрудниками он завершается в течение месяца. К окончанию переходного периода эффективность взаимодействия двух компаний должна быть доведена до возможного
максимума, для того чтобы добиться наибольшего экономического и управленческого эффекта от использования аутсорсинга.
2. Взаимодействие в процессе бухгалтерского аутсорсинга
При работе с компанией Acotax вам могут быть предложены различные схемы административного взаимо-действия предприятия и поставщика бухгалтерских услуг и аутсорсинга. Конечно, предлагаемые схемы в первую очередь формируются исходя из потребностей, определяемых руководителем предприятия-клиента. Однако не всегда желаемое становится действительным сразу. Иногда у руководителей не хватает доста-точного опыта в управлении персоналом или бизнес-процессами на предприятии. А иногда, особенно на недавно созданном предприятии, эти процессы попросту еще не отлажены. Поэтому чтобы снизить общие риски в процессе выполнения работ, мы не рекомендуем усложнять схемы административного управления, увеличивая количество бизнес-процессов, связанных с внешним исполнением бухгалтерских функций или функций финансового подразделения. Пожалуйста не забывайте, что чем больше процессов и сложнее взаимодействие, тем больше времени потребуется на их оптимизацию. В результате период настройки может продлиться до одного года и более...
На иллюстрации представлена типовая схема возможных вариантов административного взаимодействия. Уровни взаимодействия обозначены разными линиями:
клиент - менеджер Acotax
Наиболее простой уровень. В этом случае взаимодействие по любым вопросам происходит между руководителем
предприятия - клиента и единственным представителем компании Acotax. Как правило это менеджер, который переадресует информацию от клиента в
соответствующие отделы и от специалистов обратно клиенту, обеспечивая полное управление внутренними процессами. Используется в случаях, когда руководитель является основным или единственным участником деятельности предприятия.
клиент - менеджер + ключевые сотрудники Acotax
Опытным руководителям может быть доступен более сложный уровень. В этом случае руководитель самостоятельно контактирует с различными отделами Acotax и взаимодействует с отдельными сотрудниками в
соответствии с рамками их компетенции. Этот способ немного сокращает время прохождения информации, однако требует высокой четкости и понимания схемы работы в Acotax.
Ответственность за эффективность управления при этом возлагается в большей степени на клиента.
сотрудники клиента - ключевые сотрудники Acotax
Предприятия ведущие активную финансово-хозяйственную деятельность, в которую вовлечены множество сотрудников, зачастую нуждаются в организации нескольких потоков взаимодействия. В которых участвуют уже не только руководитель, но и ключевые сотрудники. Схема и порядок взаимодействия в этом случае прорабатываются индивидуально исходя из возможностей и опыта управления процессами участников.
